7 Warnsignale für sterbende IT-Projekte

Wenn IT-Projekte plötzlich (oder weniger plötzlich) vor einer ungewissen Zukunft stehen, lohnt es sich, Abstand zu gewinnen, zu kommunizieren und die Situation neu zu bewerten.
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Bereits vor knapp 30 Jahren stellte das Harvard Business Review fest, dass es mit Blick auf Strategie ebenso wichtig ist, Entscheidungen darüber zu treffen, was nicht zu tun ist, wie darüber, was zu tun ist. Zwar haben sich seitdem sowohl die Technologie als auch die (meisten) Projektansätze erheblich weiterentwickelt – trotzdem ist diese Feststellung weiterhin gültig.



Denn gescheiterte IT-Projekte werfen nach wie vor erhebliche Kosten auf, egal ob es dabei um eine KI-, Software– oder eine großangelegte Digitalisierungsinitiative handelt. Und: IT-Projekte scheitern auch weiterhin in alarmierendem Ausmaß. Umso wichtiger ist für IT-Entscheider und -Manager die Fähigkeit, offen und ehrlich zu kommunizieren und erkennen zu können, wann es Zeit ist, bei einem Projekt gegenzusteuern. Oder kurzen Prozess zu machen und das Projekt direkt zu beerdigen.



Die Gründe dafür, dass IT-Projekte ins Stocken geraten, die einst enthusiastisch begrüßt wurden, sind vielfältig. Die folgenden sieben Warnsignale deuten verstärkt darauf hin, dass Ihr Projekt in diese Kategorie fällt.



1. Investitionen werden zurückgefahren



Angenommen, Sie arbeiten an einem System, das proprietäre Reportings auf Basis der Tools eines bestimmten Anbieters liefern soll. Im Laufe des Projekts stellen Sie fest, dass der Anbieter immer behäbiger wird, wenn es darum geht, Updates, Fixes und Erweiterungen auszuliefern. Auch die Software-Release-Zyklen werden immer länger, bis Sie schließlich davon Wind bekommen, dass bei dem gewählten Anbieter demnächst eine Entlassungswelle ansteht.



Das sind gefährliche Anzeichen dafür, dass Ihrem Projekt ein ähnliches Schicksal wie dem Anbieter droht. Schließlich sind Sie auf dessen Tools und Plattform angewiesen, um das Projekt umzusetzen. Sie sollten deshalb dringend das Investitionsgebahren Ihrer wichtigsten Anbieter im Auge behalten, um zu wissen, wie es um Ihre IT-Initiative lang- aber auch kurzfristig bestellt ist.



2. User verlieren Interesse



Sie sind gerade dabei, ein firmeninternes System grundlegend zu optimieren. Dann stellen Sie fest, dass Zahl der aktiven User in den letzten Monaten kontinuierlich abgenommen hat. Das könnte darauf hindeuten, dass die Benutzer in diesem System nicht mehr den ursprünglichen Mehrwert sehen.   



Was hilft, ist Kommunikation – und Metriken zur Nutzung regelmäßig zu erfassen. Ersteres fällt leichter, wenn Sie ihre Benutzer “mit ins Boot holen”. So finden Sie heraus, wie deren Bedürfnisse aussehen und können nachlassendes Interesse (im Idealfall) von vorneherein verhindern.



3. Deadlines wandern



Ihr Projekt beginnt mit einem Paukenschlag, die User sind begeistert und engagiert. Nach drei Monaten klopft der Projektsponsor an Ihre Tür und erkundigt sich, ob es nicht möglich ist, die Deadline zu verschieben. Der Grund: Andere, dringendere Aufgaben. Natürlich wird Ihnen bei dieser Gelegenheit versichert, dass alle Beteiligten weiterhin voll und ganz an Bord sind – was Sie am Ende dazu bewegt, den Projektzeitplan anzupassen. Als es dann mit voller Kraft weitergehen soll, ereilt Sie ein Déjà Vu. Die Projekt-Deadline soll ein weiteres Mal aus denselben Gründen verschoben werden.



Das könnte darauf hindeuten, dass der einst ausgeprägte Enthusiasmus auf der Strecke geblieben ist. Dagegen hilft, die Stakeholder in „Projektpartner“ zu verwandeln. Das kann dazu beitragen, möglicherweise aufkeimendes Desinteresse frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Oder eine einvernehmliche Entscheidung darüber zu treffen, das Projekt einzustellen – allerdings, ohne dabei andere IT-Prioritäten zu gefährden und unnötigerweise Budget und Ressourcen zu verbrennen.



4. Budget verflüchtigt sich



Als bei Ihrem aktuellen IT-Projekt zum letzten Mal das Thema Budget auf der Agenda stand, war die Begeisterung darüber so groß, dass alle beantragten Mittel bewilligt wurden. Nun steht eine neue Debatte darüber an. Bei dieser Gelegenheit sprechen sich sowohl CEO als auch CFO dafür aus, das ursprünglich bewilligte Projektbudget nachträglich zu kürzen. Oder die Finanzierung zumindest solange aufzuschieben, bis sich das Unternehmen wieder in einer besseren, finanziellen Situation befindet.



Den Gürtel enger schnallen zu müssen, ist im Business-Umfeld grundsätzlich zwar nicht ungewöhnlich. Wenn sich das mit Blick auf IT-Projekte jedoch länger als zwei Quartale hinzieht, ist höchst zweifelhaft, ob ein erfolgreicher Abschluss noch möglich ist. Um solchen Entwicklungen möglichst früh auf die Schliche zu kommen, empfiehlt es sich, eine gute Beziehung zum CFO aufzubauen – und das eigene Projektbudget ordentlich zu managen.



5. Champions fliehen



Zum Start Ihres Projekt waren diverse Superuser, Projektmanager und Tech-Spezialisten an Bord. Dann haben diese das Unternehmen verlassen, so dass das Projekt nun ohne die „Champions“ dasteht, die es wesentlich gefördert und der Unternehmensleitung verkauft haben.



Das wäre ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob Ihr Projekt noch eine Zukunft hat. Helfen können an dieser Stelle Initiativen zur Mitarbeiterbindung.



6. Support erodiert



Sie starten ein wichtiges IT-Projekt und werden dabei ganz wesentlich von einer bestimmten Person bei einem essenziellen Projektpartner unterstützt. Dann wird dessen Unternehmen von einem Konkurrenten aufgekauft, was dazu führt, dass der Unterstützer den Job wechselt. Es kann im Rahmen eines größeren Mergers auch dazu kommen, dass eine für das Projekt essenzielle Software eingestellt wird. An dieser Stelle sollten Sie dringend prüfen, ob Ihr Projekt noch eine Zukunft hat: Wird der Support für das Projekt von jemand anderem weitergeführt oder stehen Alternativen für die betreffende Software zur Verfügung? Um solche Entwicklungen bestmöglich zu antizipieren, sind Best Practices in Sachen Vendor Management zu empfehlen.



Wenn ein wichtiger Unterstützer aus Ihrem eigenen Unternehmen die Segel streicht, gilt Ähnliches: Möglicherweise hat der Nachfolger ganz eigene Vorstellungen davon, wie das Projekt ablaufen sollte – oder setzt völlig andere Prioritäten. Auch in diesem Fall ist Kommunikation anzuraten: Sprechen Sie die Person direkt darauf an, ob sie gewillt ist, Ihr Projekt (weiterhin) zu unterstützen.



7. Business wechsel’ dich



Ihr Unternehmen möchte auf eine Omnichannel-Sales-Plattform wechseln, die es den Kunden ermöglicht, nahtlos mit dem Unternehmen zu interagieren – unabhängig vom gewählten Kommunikationskanal. Sie starten also ein IT-Integrationsprojekt, das sämtliche Sales-Channel umfasst. Im Laufe des Projekts gerät Ihr Unternehmen jedoch unter extremen (unvorhergesehenen) Druck. Das Führungsteam kommt in der Folge zu dem Schluss, dass ein Richtungswechsel nötig ist und der Onlinekanal sofort laufen muss. Auch wenn er nicht integriert werden kann. Für die ursprüngliche Projektplanung ist das kein gutes Zeichen.  



Um herauszufinden, wie es konkret um Ihr IT-Projekt steht, hilft eine enge Beziehung zu wichtigen Führungskräften aus anderen Bereichen. Das kann dazu beitragen, Warnzeichen früh zu erkennen und möglicherweise auch dazu, anstehende Richtungswechsel noch im Sinne des Projekts beeinflussen zu können. (fm)



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